Een cliënt uitnodigen

Deze uitleg is voor medewerkers van een zorgaanbieder. Bent u dat niet? Kijk dan hier hoe het aanvragen van een brief in zijn werk gaat.

Het uitnodigen van een cliënt voor Caren gaat via een brief. Met de 10-cijferige code uit de brief kan de cliënt of zijn/haar mantelzorger een zorgpagina in Carenzorgt.nl koppelen met de gegevens van de cliënt in ONS Administratie en ONS Planning.

In ONS Planning bij de gegevens van de cliënt staat een kopje mantelzorg. Daar kun je zien of de cliënt al verbonden is met Caren.

1. Wanneer de cliënt nog niet verbonden is, is het mogelijk om een uitnodigingsbrief aan te maken

Door te klikken op Nodig uit voor Caren maak je een uitnodiging aan. Afhankelijk van de keuze van jullie als zorgaanbieder wordt deze direct gedownload of automatisch per post verstuurd naar het woonadres van de cliënt.

2. Wanneer de cliënt uitgenodigd is, maar nog niet verbonden met Caren, zie je dit staan

Zolang de code niet gebruikt is blijft deze uitnodiging open staan. Mocht de cliënt de brief met code kwijt zijn, dan is het mogelijk om een nieuwe uitnodiging aan te maken.

3. Wanneer de cliënt eenmaal verbonden is met Caren, kan er geen nieuwe uitnodiging meer aangemaakt worden.

De persoon die de code ingevoerd heeft, is de beheerder en kan anderen uitnodigen om toegang te krijgen tot dezelfde zorgpagina. (Hoe dat in zijn werk gaat, staat hier beschreven.)

Veelgestelde vragen

Er staat dat de cliënt verbonden is, maar de cliënt of contactpersoon weet hier niets van af.

Het komt soms voor dat er een uitnodiging voor Caren aangemaakt wordt en gebruikt door het ene familielid, maar dit niet bij alle familieleden bekend is. Wanneer dan enige maanden later een ander familielid toegang wil krijgen tot Caren, ontstaat soms verwarring dat er geen nieuwe koppeling gemaakt kan worden. De Caren helpdesk kan achterhalen vanuit welk e-mailadres de cliënt gekoppeld is. Mocht je dit willen weten, stuur dan een vraag via topdesk en vermeld hierbij het cliënt nummer.

De cliënt is verbonden met Caren, maar heeft geen toegang meer tot zijn account.

Zolang de cliënt nog wel toegang heeft tot het e-mailadres waarmee het account aangemaakt is, kan hij/zij een nieuw wachtwoord aanvragen om weer toegang te krijgen tot het account. Hoe dat in zijn werk gaat, staat hier beschreven. Heeft de cliënt geen toegang meer tot zijn e-mailadres, dan kan er een nieuwe brief met code aangemaakt worden. Neem in dat geval contact op met de helpdesk en vermeld hierbij ten minste de naam van jullie als zorgaanbieder en het cliëntnummer van de cliënt.

Er is een beheerder, maar deze wil andere familieleden of mantelzorgers geen toegang geven tot de zorgpagina.

Wij streven er naar om ons zo weinig mogelijk te mengen in het aanpassen van beheer, rechten, etc. Het idee van de brief met code is dan ook, dat deze altijd wordt gestuurd naar het adres van de cliënt zelf. Hij of zij heeft de zeggenschap over het dossier en kan bepalen wie hier toegang tot mag krijgen. Ofwel door zelf de code in te voeren en helpers uit te nodigen, ofwel door de code aan een persoon te geven die dit namens de cliënt mag doen. Die persoon is dan de beheerder van de zorpagina namens de cliënt. Het kan gebeuren dat de cliënt aan nóg iemand toegang wil geven tot zijn medische gegevens, maar dat de beheerder dit om persoonlijke redenen weigert. In dergelijke uitzonderingsgevallen kan de helpdesk van Nedap Healthcare een nieuwe brief met code voor de cliënt aanmaken. De cliënt kan deze dan geven aan de persoon waarvan hij/zij wil dat deze de nieuwe beheerder wordt. Mocht dit het geval zijn, neem dan contact op de met Nedap Healthcare helpdesk en noem daarbij in ieder geval het cliëntnummer.

Wanneer er de cliënt is overleden wordt de informatie niet meer bijgewerkt maar kan de familie de historie nog wel bekijken. Wanneer een cliënt is overleden, wordt deze niet automatisch ontkoppeld met Caren. De familie kan hiervoor wel een verzoek doen zodat wij de koppeling kunnen ontbinden.